VMI in de vorm van 2BIN

“Als consultant bij itsme ConnectedBusiness bezoek ik klanten en help ik om hun productie te verhogen en kosten en risico’s te verlagen door verbetering van inkoop- en voorraadprocessen. Voor de tijdige beschikbaarheid van benodigde producten zijn onze klanten afhankelijk van de hele supply chain. Als ergens bij één van de toeleveranciers van onze klanten een kink in de kabel komt, kan dat grote gevolgen hebben. Daarom is het van groot belang om onze zaken zo optimaal mogelijk samen in te richten: vandaar de naam itsme ConnectedBusiness. We kijken altijd welke stappen in het proces we eventueel kunnen automatiseren, maar – misschien nog wel belangrijker – vaak zijn er ook stappen die we kunnen elimineren. En we kijken vooral naar de workload in het proces omdat in veel gevallen tot 70% van die workload betrekking heeft op laagwaardige artikelen zoals bundelbanden, adereindhulzen, bouten, moeren, schroeven en dat soort zaken. Het inkoopproces voor die artikelen is net zo duur als dat voor hoogwaardige artikelen en dat geldt ook voor de kosten van het niet tijdig ter beschikking hebben. Als ze er niet zijn, kunnen ook goedkope artikelen uitgroeien tot grote kostenposten. Niet op factuur, maar wel heel erg duur. Dat is het moment waarop we samen met onze klanten een nieuw proces bedenken voor de beschikbaarheid van die artikelen. Daarbij bekijken we de hele supply chain, inclusief de verwerving en de voorraad, waarbij een VMI-oplossing een optie is. Wij doen dat dan meestal in de vorm van 2BIN, dus een twee-bakken-systeem, waarbij we voorraad van hetzelfde artikel in twee verschillende bakjes leggen. Als het eerste bakje leeg is, wordt dat in een aparte stelling geplaatst, zodat duidelijk is dat het bijbesteld moet worden.”

Vijf vragen

“Al onze adviseurs hebben een Lean Six Sigma-opleiding gevolgd; dat is een vereiste voor die functie. In de praktijk vullen wij die kennis aan met een aanpak vanuit onze eigen MakingYouSucceed-strategie. Eerst willen we samen met onze klant begrijpen of er sprake is van een echte uitdaging op het gebied van beschikbaarheid van producten. Die uitdaging kan een probleem zijn of een doel. Als de klant inderdaad een probleem of een doel heeft, stellen wij altijd vijf vragen:

1. Hoe meet je het?
2. Wat is het nu?
3. Wat wil je dat het wordt?
4. Wat is de waarde van het verschil?
5. Wat is de tijdsperiode van een oplossing?

Zo komen we samen met klanten tot een objectieve kwantificering van het probleem of het doel. We proberen dit uit te drukken in een eurowaarde, zodat kosten voor de oplossing ervan gerechtvaardigd worden. Natuurlijk komt het niet vaak voor dat bedrijven exacte antwoorden hebben op deze vragen. Dat is niet erg, dat maakt het juist interessant. Dan gaan we samen met onze klant op pad door de bedrijfsprocessen en brengen alle directe en indirecte kosten in kaart. Meten is weten. En omdat inzicht ook verplicht, kijken we daarna wat we kunnen doen om de problemen op te lossen en doelen te realiseren.”

“VMI is niet altijd een goed idee”

“VMI is niet altijd een goed idee, maar het is een goed idee als je een groot deel van je tijd bezig bent om voldoende voorraad te houden van relatief laagwaardige artikelen. Dat is zonde. Als je je liever bezig wilt houden met belangrijkere dingen dan zorgen voor de spullen die er gewoon zouden moeten zijn, is VMI een goed idee. Dan heb je de zekerheid dat het er gewoon ligt. Je hoeft er niet meer naar om te kijken, want itsme regelt het. Dat is het belangrijkste van VMI.”

Is VMI geschikt voor elk bedrijf met een magazijn? Of hangt het nut af van de grootte van het bedrijf en van de voorraad?

“Het is in principe geschikt voor elk bedrijf dat een productie heeft waarvoor producten worden gekocht en op voorraad gehouden. Vaak wordt daarbij onderscheid gemaakt tussen projectbehoefte en algemene behoefte. Onze VMI-oplossingen zijn zo flexibel en snel aanpasbaar dat ze voor beide soorten behoeften zijn te gebruiken. Verbruik voor projectbehoeften houden onze klanten natuurlijk wel zelf bij. Zoals gezegd, kunnen de voordelen van een VMI-systeem liggen in het verlagen van onzekerheid in de keten, optimale productieplanning zonder bottlenecks en het verlagen van kosten door het weghalen van activiteiten die geen waarde toevoegen aan de kernprocessen van onze klanten. Als deze factoren geen rol spelen, is VMI niet interessant. Natuurlijk wordt het interessanter naarmate de zekerheid die wij kunnen bieden een breder benodigd productassortiment omvat. Daarom kunnen wij met onze combinatie van elektrische en mechanische producten voor veel klanten interessante oplossingen bieden. Het is ons werk om praktisch en open samen met onze klant de kosten en de baten in kaart te brengen.”

Werkt VMI alleen met laagwaardig materiaal?

“VMI is mogelijk voor alle soorten behoeftes voor alle soorten materiaal. Zo hebben we ook klanten met complete besturingskasten in hun VMI. Afhankelijk van de analyse, de kosten en baten en specifieke klantwensen, ontwerpen we de VMI-oplossing die naadloos integreert in de klantprocessen. We willen per slot van rekening een betrouwbare en onzichtbare logistieke ‘plug-in’ zijn in die processen zodat de klant er geen omkijken naar heeft. De kosten voor de ‘plug-in’ hangen samen met de gewenste servicegraad, variërend van instapmodel tot en met volledig klantspecifiek.

“We gaan altijd uit van onze eigen kracht. We houden het simpel en zinvol.”

Merk je nog vaak dat veel bedrijven zich verkijken op dat laagwaardig materiaal en denken dat daar weinig winst mee te behalen valt?

“Ja, dat merken we nog heel veel. Er zijn echt nog heel veel bedrijven die gewoon heel veel tijd en energie steken in het verwerven en inkopen en op voorraad leggen van dat soort goederen. Daarbij gaan ze voorbij aan nog een belangrijk voordeel van een VMI: je hoeft in principe je voorraad niet af te boeken op het moment dat je het gebruikt. De mensen die de artikelen gebruiken, kunnen ze pakken zonder enige moeite. Ook het verwerken van afboeking kost heel veel tijd en daarmee geld. Als je dat niet meer hoeft te doen, wordt de besparing nog veel groter.”

En wat is de grootste uitdaging?

“De grootste uitdaging bij de implementatie van een VMI is het bepalen van het juiste artikelbestand. Als we de juiste hoeveelheden van de juiste artikelen voor en bij een klant gaan beheren, moeten we eerst weten wat hij nu heeft en wat hij nodig heeft. Nou, ik kom best vaak bij bedrijven die hun voorraden niet in een IT-systeem bijhouden. Die hebben dan een heel magazijn vol met spullen, maar weten niet welke artikelen het zijn en ook niet hoeveel ervan ligt. Alles ligt daar gewoon, soms zelfs in een wat we een ‘piramidevormige opslag’ noemen: alles op elkaar gestapeld en in de hoek gegooid. Om daar eerst eens inzicht in te krijgen bieden we een andere dienst aan, de Spare Part Optimisation Service. Daarmee brengen we voor klanten in kaart hoeveel van welke artikelen er in het magazijn liggen, inclusief de locaties. Daarna gaan we beoordelen wat het verbruik is van deze artikelen en of het eventueel beter is om met die artikelen een begin te maken met een VMI. Veel klanten zijn blij dat wij met onze gespecialiseerde kennis van producten en logistiek hun magazijn op orde brengen en inzicht bieden in de verbruikskosten.”

Onderscheidt VMI door itsme zich van VMI door andere bedrijven?

“We gaan altijd uit van onze eigen kracht. We houden het simpel en zinvol. En zoals gezegd hebben we het over het algemeen over laagwaardige voorraad. Daarnaast hoor ik vaak van klanten dat het inzicht op basis van onze rapporten over het verbruik in VMI en buiten VMI echt heel erg belangrijk wordt gevonden. Voor alle klanten met VMI-systemen blijven we analyseren op basis van deze rapporten. Zo geven we ook regelmatige adviezen over het hele plaatje, dus niet alleen de VMI, maar ook de reguliere orderstroom en houden we nauw contact met korte lijnen en eerlijke, duidelijke adviezen over toevoeging, verwijdering en bijstelling van voorraden. Dat zijn dingen die ons echt onderscheiden.”