Zo werkt Johan als Strategisch Inkoper

Héy Johan, wil je eens wat meer vertellen over jouw functie binnen itsme?

Zeker weten. Ik ben strategisch inkoper bij itsme en werk hier al een jaar of 16. Ik ben begonnen in de tijd dat itsme inkoop nog een klein pakket aan leveranciers onderhield. Op de inkoop afdeling hebben we sindsdien veel veranderingen meegemaakt.

Vertel eens?

Nou… heb je even? Er is veel verandert qua vereisten die we aan leveranciers stellen, maar ook in de achterliggende processen. Ik heb aardig wat ontwikkelingen gezien in de verschillende stappen naar professionalisering van onze inkoopafdeling.

Wat was de meest recente verandering?

De meest recentste stap is gezet toen wij een nieuwe inkoopdirecteur kregen. Hernieuwde energie effende het pad om nieuwe contracten te ontwikkelen, afscheid te nemen van vastgeroeste patronen en inkoop binnen itsme. breder te positioneren. We zijn namelijk al een tijdje bezig met de integratie van onze inkopen binnen itsme. Het wordt voor steeds meer afdelingen duidelijk dat inkoop wel degelijk een toegevoegde waarde kan bieden in het totale proces.

Hoe bedoel je dat?

Nu wij de processen verder verfijnen, willen we vooraf gestelde eisen aan producten én leveranciers nog strikter gaan handhaven. De eisen die onze klanten stellen moeten we immers invullen, plus: daar doen we nog graag een schepje bovenop - waar mogelijk. De inkoopafdeling van itsme. vervult daardoor steeds meer een makelaarsrol. We zitten meer en meer op de ‘marketingstoel’, naar itsme. als organisatie én naar leveranciers toe.

Doel je daarmee op punten als duurzaamheid?

Ook. Maar ook op het gebied van procesoptimalisatie. Waar we ons vroeger richtten op de 4 P’s (product, prijs, plaats en promotie) zijn dat er tegenwoordig al 7, of soms zelfs 8. Als je puur kijkt naar een product, is het artikel (de oplossing) zelf steeds minder belangrijk. Het verhaal erachter verkoopt het geheel. Een artikel kan men namelijk veelal ergens in de wereld goedkoper inkopen. De data, snelle levering of een ander bijbehorend proces rondom het product is enorm belangrijk. Het moet kwalitatief hoogwaardig, maar ook actueel zijn. Een hele hoop processen - binnen itsme, bij leveranciers en al helemaal onder klanten - vallen of staan daarmee. Dat geeft waarde en zegt meer dan de prijs van een artikel.

Een klant wil dus met één druk op de knop zien wanneer een product verwacht wordt.

Klopt. Steeds meer klanten plaatsen een online bestelling. Zij willen deze inzage om te kunnen ingrijpen of acteren als een product te laat binnen komt. Het kan immers niet zo zijn dat de continuïteit van hun bedrijf daar vanaf hangt.

"De snelheid van levering is vele malen belangrijker dan de laagste prijs."

Enne.. is dat dan het meest beoordeelde punt van inkoop?

Het is overduidelijk een belangrijk aandachtspunt. Hetzelfde geldt voor personeel. We weten allemaal dat er in de technische sector schaarste heerst. Wij kiezen heel bewust voor leveranciers die hun data goed op orde hebben, zodat we duidelijk in kaart kunnen brengen wat de technische kenmerken van producten zijn. Zo besparen we medewerkers van onze klanten een hoop tijd als zij via onze webshop of rechtstreeks in ons systeem een order plaatsen. Data is daarom binnen onze inkoopafdeling een belangrijk agendapunt.

Selecteren jullie leveranciers daarop?

Deels wel, ja. Met de juiste data kunnen we frustraties intern en bij klanten voorkomen. Door actuele data beschikbaar te stellen, hoeven onze klanten daarover niet meer te bellen of mailen. Zo’n telefoontje lijkt misschien maar kort, maar kost iedere keer toch weer tijd. Als we die frustratie(s) en kosten al kunnen voorkomen, hebben we de eerste slag gewonnen.

Data is overduidelijk een belangrijke ontwikkeling.

Absoluut! Om mee te gaan met de nieuwste bestsellers, maar ook om als bedrijf mee te gaan de in tijd. Als je data op orde is, ben je ‘fit for the future’ zeggen wij binnen itsme.

Dat is een mooi gezondheidsdoel! Maarre, hoe ben jij eigenlijk bij itsme. terecht gekomen?

Als ik dat mag omschrijven in termen van vandaag de dag, zou ik het een maatschappelijk verantwoorde beslissing noemen. Haha! Ik woon in Breda en werkte in Papendorp, bij Utrecht. In het begin was dat goed te doen, maar op een gegeven moment werd het zo druk op de weg dat het een dusdanige belasting op mijn vrije tijd opleverde. De reistijd werd me teveel. De vacature bij itsme. kwam op mijn pad en de elektrotechnische groothandel sprak mij aan vanwege de diversiteit van leveranciers, producten en categorieën.

Waar heb jij je de afgelopen jaren zoal mee bezig gehouden?

itsme. werkt samen met veel verschillende leveranciers, met allemaal zo zijn of haar eigen cultuur. Die interessante mix vroeg om verschillende aanvliegroutes naar deze leveranciers toe. Bij grote leveranciers hebben we op multilevel verbindingen met elkaar lopen. Binnen kleine(re) leveranciers kennen we op de inkoopafdeling over het algemeen één persoon als aanspreekpunt. Die mix, gecombineerd met een grote diversiteit in producten en culturen houdt mijn werk zo leuk. Geen dag is hetzelfde.

Je gaf net al aan dat het steeds meer gaat om de kennis rondom een product (de data), in plaats van het daadwerkelijke artikel. Ervaren jullie leveranciers dat ook zo, denk jij?

Plat gezegd levert het artikel natuurlijk altijd nog de uiteindelijke oplossing. De technologische ontwikkeling daaromheen (de data), gecombineerd met de juiste kennis en kunde maken een leverancier interessant. Die kennis en ervaring is op de werkvloer steeds minder of zelfs niet meer voor handen. Daar ligt voor ons ook een mooie uitdaging om onze klanten in te ondersteunen. Een praktisch voorbeeld kan zijn dat we onze klant(en) erop wijzen dat een nieuwe generatie van het product wat ze bestellen mogelijk een betere oplossing voor hen is. Zo werken wij als verlengstuk van onze leveranciers.

Betekent dat in de praktijk dan veel relatiemanagement?

Jazeker! Daarmee bieden wij onze toegevoegde waarde aan onze klant(en), buiten een artikel om. Als inkoopafdeling behartigen wij zo’n 500 leveranciers. Om dat voor elk van hen te kunnen doen, is het belangrijk om onze processen en routinematigheden goed onder controle te hebben én houden.

Een stevig fundament is dan zeker noodzakelijk.

Precies. In ons dagelijkse werk focussen we vooral op incidentenmanagement. Waar gaat het fout, hoe lossen we dat op en wat zijn nieuwe ontwikkelingen? Zo kunnen we beslissen wat we daarmee doen, wat dat voor onze klanten betekent en hoe onze marketing- en salesafdelingen dat op kunnen pakken zodat deze boodschap bij hen overkomt. Het laatste kwartaal van een kalenderjaar noemen we ook wel het ‘jachtseizoen’. Dat is de periode waarin wij contracten evalueren en vernieuwen. Zodoende kunnen wij de gemaakte afspraken in ons marketingplan van het jaar erop mee nemen.

Dat is vast een drukke periode. Zijn er dan sectoren of productcategorieën die jij graag oppakt?

Ik vind het momenteel erg leuk om me te richten op de ontwikkelingen rondom A.I. Ik zie daar een enorme verandering in opkomst. We werken nu met producten in een gevestigde markt en leveranciers met veel kennis, maar waar medewerkers op den duur ook met pensioen gaan. De komst van een nieuwe generatie en inzet van A.I. zal de komende jaren in bijv. de markt van besturingstechniek interessante vernieuwing gaan brengen.

Interessant! Zijn er ook interne werkzaamheden die jij graag op je neemt?

Ik vind het leuk om processen te verbeteren. Om te focussen op de kwaliteit van overeenkomsten, detailleringen, procesmatige verbeteringen, maar ook de maatschappelijk verantwoorde kant van inkoop. Organisaties roepen dat allemaal, maar hoe geven ze daar expliciet invulling aan? Hoe beter onze processen worden ingericht, des te meer we kunnen automatiseren én des te meer we op de waarde van (het verhaal achter) een product kunnen focussen.

Mooie uitdaging, Johan! Wil je daar vanuit jezelf ook nog in doorontwikkelen of iets specifieks over leren?

Als inkoopafdeling hanteren wij een leveranciersbeoordeling. Daar zie ik nog wel een leuke uitdaging om dat verder uit te bouwen. Als we processen inzichtelijk maken, kunnen we meer van dit soort beoordelingspunten meten. Bovendien hebben we dan ook sneller inzichtelijk waar het ‘mis’ gaat, als iets in het proces wijzigt. Nu komt dat nog als incident op ons bureau terecht. Dan kunnen we er proactief op gaan schakelen. Niets is in beton gegoten, maar ik zou het heel gaaf vinden als we dat ergens in 2025 kunnen realiseren.

‍